Quy định về thời gian làm việc - Chấm công

1. Thời gian làm việc

Thời gian làm việc quy định chung trong toàn Công ty là 8 giờ trong một ngày, 44 giờ trong một tuần, được phân bổ cho các ca làm việc như sau:

Sáng: từ 8h đến 12h (Ca 1)
Chiều: từ 13h30 đến 17h30 (Ca 2)
Tối: từ 17h30 đến 21h30 (Ca 3)

Nhân viên theo ca hành chính làm ca làm việc kép ca 12 từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần. Tùy theo tính chất và đặc thù của từng công việc, chế độ làm việc của từng bộ phận được Công ty áp dụng theo giờ làm việc hành chính hoặc ca kíp được quy định cụ thể cho từng nhân viên.

2. Quy định về chấm công

Nhân viên đến công ty phải thực hiện quy định chấm công bằng vân tay vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc.
Các lỗi chấm công, bao gồm:

Đi muộn: Việc Nhân viên chấm công tại Công ty sau thời gian bắt đầu ca làm việc quy định hoặc được phân công thì bị coi là đi muộn. Việc nhân viên quên chấm công vào nhưng có chấm công ra bị coi là đi muộn.
Về sớm: Việc Nhân viên chấm công tại Công ty trước thời gian kết thúc ca làm việc quy định hoặc được phân công thì bị coi là về sớm. Việc nhân viên có chấm công vào nhưng không chấm công ra bị coi là về sớm.
Nghỉ không lý do: Ngày làm việc/ Ca làm việc không chấm công và không làm đơn xin nghỉ trên hệ thống quản lý 1office (đơn không được quản lý duyệt).
Quên chấm công: Nhân viên có mặt/ tan làm đúng thời gian làm việc quy định hoặc được phân công nhưng quên không chấm công.

Khi xảy ra các lỗi Đi muộn/ Về Sớm/ Quên chấm công, Nhân viên làm đơn “checkin/out” trên hệ thống quản lý, Trưởng bộ phận/ Quản lý cơ sở duyệt đơn, và tính ghi nhận trừ KPI vào bảng đánh giá KPI của nhân viên vào cuối tháng.

Nếu quá 3 lần trong 1 tháng, Trưởng bộ phận/ Quản lý lập Biên bản vi phạm, và tiến hành xử lý vi phạm kỷ luật theo quy định của Công ty. Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm, kiểm tra, theo dõi việc chấm công, cũng như việc xử lý vi phạm.

Thời hạn làm đơn:

Đơn quên check-in/out: Được phép làm đơn tối đa trong 24h. Sau 24h hệ thống sẽ đóng phần tạo đơn đối với đơn quên check-in/out.
Đơn xin vắng mặt/Đơn xin nghỉ: Đối với các Đơn xin vắng mặt/Đơn xin nghỉ với lí do đột xuất bắt buộc làm đơn trong tối đa 02 ngày kể từ thời điểm nghỉ. Với các lí do khác CBNV bắt buộc phải báo trước với quản lý/trưởng bộ phận trước ít nhất 01 tuần.
Toàn bộ các loại Đơn từ: Sẽ chỉ được duyệt trong tối đa 03 ngày. Quá thời gian này đơn sẽ tự động chuyển sang trạng thái KHÔNG DUYỆT.

Tất cả Nhân viên phải nghiêm chỉnh chấp hành giờ giấc quy định, không đi muộn về sớm. Trường hợp đi muộn, về sớm có lý do chính đáng phải báo cáo với quản lý và làm đơn trên hệ thống quản lý 1office của Công ty. Việc không xin phép trước sẽ xem như nghỉ không có lý do và, quá 3 lần sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Công ty.
Nhân viên thời gian làm việc luôn có mặt tại nơi làm việc và chỉ nên đến khu vực làm việc của bộ phận khác khi có yêu cầu công việc. Khi cần ra ngoài trong giờ làm việc phải được Trưởng bộ phận xác nhận.
Trong trường hợp khẩn cấp, Nhân viên không thể xin phép trực tiếp hoặc xin phép trước thì nhân viên phải thông báo bằng điện thoại hay thông tin bằng cách khác cho người quản lý trực tiếp ngay khi có thể. Và phải làm đơn bù trên hệ thống quản lý 1office, Quản lý có trách nhiệm duyệt đơn cho Nhân viên đó.

3. Thời gian giải quyết các vấn đề về chấm công

Từ ngày 01 – 02 hàng tháng: tiếp nhận các thắc mắc, yêu cầu xử lý về việc chấm công.
Từ ngày 02 – 05 hàng tháng: xử lý các yêu cầu, thắc mắc từ nhân viên
Ngày 05 hàng tháng: chốt bảng chấm công (Khi đó, không thể thay đổi bảng chấm công, các đơn cho tháng cũ, lập sau thời điểm chốt sẽ không có giá trị)
Từ ngày 06 – 07 hàng tháng: Kết hợp với thông tin đánh giá KPI từ Báo cáo đánh giá kết quả công việc của từng nhân viên, Hệ thống quản lý chạy bảng lương, đồng thời tiếp nhận ý kiến hỏi đáp và giải đáp thắc mắc liên quan tới bảng lương.
Ngày 08 hàng tháng: Chốt bảng lương.
Từ ngày 09 – 10 hàng tháng: Thực hiện chuyển lương.

4. Làm thêm giờ

Làm thêm giờ là thời gian làm việc sau hoặc nhiều hơn thời giờ làm việc ghi trên hợp đồng lao động. Do tính chất công việc, Nhân viên có thể phải làm nhiều hơn số giờ lao động bình thường để hoàn thành mục tiêu công việc được giao, phải làm đơn yêu cầu và có sự phê duyệt của cấp quản lý.
Nhân viên thực hiện tạo đơn làm thêm/đơn tăng ca, trên hệ thống quản lý 1office của Công ty, điền đầy đủ nội dung về thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, lý do tăng ca. Thời gian làm thêm giờ của Nhân viên chỉ được ghi nhận khi có sự phê duyệt của cấp quản lý.

5. Quy định về Nghỉ phép, nghỉ ốm

Nhân viên được hưởng chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm theo quy định tại Nội quy lao động của Công ty và quy định của Pháp Luật, quy trình nghỉ phép nghỉ phép nghỉ ốm, cụ thể như sau:

Phòng nhân sự tính toán và cập nhật số ngày nghỉ phép của Người lao động một quý/ lần (Người lao động làm đủ 1 tháng, nhận được 1 ngày phép; trường hợp làm tháng lẻ sẽ được làm tròn xuống).
Người lao động được phép sử dụng số ngày phép có được trong quý đó và trong tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Người lao động không được cộng dồn ngày phép giữa các quý với nhau.
Người lao động muốn nghỉ phép hàng năm (một lần hay nhiều lần), nghỉ việc riêng hưởng lương hay không hưởng lương thì phải phải làm đơn xin nghỉ phép trên hệ thống 1office của Công ty trong trường hợp muốn sử dụng phép để nghỉ.
Trừ trường hợp đặc biệt, không được nghỉ dồn các loại chế độ trên 07 ngày. Tổng số ngày nghỉ dồn không quá 7 ngày/lần.
Ít nhất 07 ngày trước ngày dự định nghỉ, trừ trường hợp bất khả kháng, nhân viên phải làm đơn xin nghỉ trên hệ thống quản lý nhân sự của Công ty và được duyệt bởi quản lý trực tiếp. Những đơn xin nghỉ ít hơn 07 ngày sẽ áp dụng hình thức vi phạm kỷ luật theo quy định của Công ty.
Để đảm bảo hoạt động bình thường của Công ty, Trưởng bộ phận có quyền sắp xếp lịch nghỉ phép theo tháng/theo quý cho bộ phận mình và thông báo kịp thời cho Người lao động cũng như báo lại cho phòng Nhân Sự.
Tiêu chuẩn phép chỉ có giá trị trong khoảng thời gian quy định. Trường hợp không sắp xếp được ngày nghỉ trước khi hết giá trị ngày phép vì lý do kinh doanh, sản xuất, nhân viên có thể chuyển ngày phép chưa nghỉ sang quý kế tiếp, nhưng phải được sự cho phép của Giám đốc.